¿Qué es un gráfico?
Un gráfico es una representación visual de datos numéricos. En lugar de escribir los números, se los dibuja: cada valor se convierte en una forma cuyo tamaño es proporcional a él.
La diferencia parece menor y no lo es. Un 320 dentro de una celda es un número, y para compararlo con un 480 hay que leerlo y hacer la cuenta mentalmente. Ese mismo 320 dibujado como una barra es una longitud: se compara con la otra barra sin calcular nada, solo mirando cuál es más larga.
La palabra clave de toda la definición es proporcional. En un gráfico bien hecho, si un valor es el doble que otro, su forma también lo es. Cada vez que esa proporción se rompe —y hay varias maneras de romperla, que se ven más adelante— el gráfico deja de representar los datos.
Para qué sirve
Un gráfico no sirve para cualquier cosa: sirve para mostrar un conjunto de un vistazo. Las preguntas que responde bien son cuatro, y cada una pide un tipo distinto de gráfico:
| La pregunta | Ejemplo | Pide un gráfico de… |
|---|---|---|
| ¿Cuál es mayor? | ¿Qué producto se vendió más? | Columnas o barras |
| ¿Cómo cambió? | ¿Cómo evolucionaron las ventas del año? | Líneas |
| ¿Qué parte del total? | ¿Cuánto del gasto se fue en sueldos? | Circular |
| ¿Están relacionados? | ¿Los que estudian más sacan mejores notas? | Dispersión |
Esa tabla es el resumen de media unidad: son las cuatro intenciones posibles, y el tema de elegir el gráfico adecuado no es más que desarrollarla. Y hay un límite que conviene reconocer: un gráfico sirve para mostrar, no para buscar precisión. Si hace falta el valor exacto de un dato, se lee en la tabla. El gráfico da la forma; la tabla da los dígitos.
Tabla y gráfico
La pregunta "¿qué es mejor, una tabla o un gráfico?" está mal planteada, porque no hacen lo mismo. Son dos maneras de presentar la misma información, y cada una es buena para algo distinto.
| Tabla | Gráfico | |
|---|---|---|
| Qué da | El valor exacto de cada dato. | La forma: el tamaño relativo, la tendencia, la proporción. |
| Cuánto se lee de una vez | Uno o dos datos. Para el resto, hay que leer y comparar. | El conjunto completo, de un vistazo. |
| Para qué sirve | Buscar un dato puntual, comparar dos valores con precisión, hacer cuentas. | Detectar un patrón, ver una evolución, comunicar una conclusión. |
| Cuándo no alcanza | Cuando hay muchos datos y hay que ver el conjunto. | Cuando se necesita el número exacto. |
Por eso, en un informe, lo habitual es que vayan juntos: el gráfico para llamar la atención sobre lo importante y la tabla para respaldarlo con los números. Y hay una relación de dependencia que conviene no olvidar: el gráfico se construye a partir de la tabla. Si la tabla está mal armada, el gráfico también.
Los datos que se grafican
Antes de insertar un gráfico hay que seleccionar los datos, y ahí es donde se comete la mayor cantidad de errores. El programa no sabe qué se quiere mostrar: hace un gráfico con lo que se le indique, aunque no tenga sentido.
Lo primero es que los datos estén en una tabla bien armada, con las mismas reglas de la Unidad 1: una fila de encabezados, un registro por fila, sin filas en blanco en el medio y sin celdas combinadas. Y lo segundo es qué se selecciona:
| Se selecciona | Por qué |
|---|---|
| La columna de categorías (los textos) | Son las etiquetas que van a lo largo del eje horizontal. |
| La columna de valores (los números) | Es lo que se convierte en las columnas, las barras o la línea. |
| La fila de encabezados | La planilla toma de ahí el nombre de la serie y el título del eje. Conviene incluirla: ahorra escribir todo a mano después. |
| La fila de totales, NO | Es el error más común. Si se incluye, el total se grafica como si fuera una categoría más, y su barra es tan alta que aplasta a todas las demás y arruina la comparación. |
Dos advertencias más, que enlazan con las unidades anteriores. Las filas vacías en el medio de la tabla cortan la serie: el gráfico deja de leer datos a partir de ahí. Y la columna de valores tiene que tener números de verdad: si alguno quedó guardado como texto —el problema de la Unidad 1—, el gráfico lo ignora y la columna aparece más baja de lo que corresponde, sin ningún aviso.
Categorías, series y ejes
Estas tres palabras aparecen una y otra vez en todos los cuadros de diálogo de gráficos, y entenderlas ahorra bastante desconcierto.
Categorías
Son las cosas que se están comparando, y casi siempre son textos: meses, productos, cursos, provincias, vendedores. En el gráfico del ejemplo, las categorías son Impresoras, Monitores, Teclados y Mouse. Van apoyadas sobre el eje horizontal en los gráficos de columnas y de líneas, y sobre el eje vertical en los de barras —que son, precisamente, columnas acostadas—.
Series
Una serie es el conjunto de valores que se grafica, es decir una columna de números. Si lo que se grafica son las ventas por producto, hay una sola serie. Si se comparan las ventas por producto de dos años, hay dos series: cada una es una columna de valores, y cada una se dibuja con su propio color y necesita su propia entrada en la leyenda. La cantidad de series es lo que decide si hace falta una leyenda o no: con una sola serie, la leyenda sobra.
Ejes
Son las dos rectas de referencia. El eje horizontal lleva las categorías y el eje vertical lleva la escala de valores, con sus marcas y sus números. Y sobre el eje vertical hay una regla que no siempre se cumple y conviene conocer:
| Tipo de gráfico | ¿El eje vertical tiene que empezar en cero? |
|---|---|
| Columnas y barras | Sí, siempre. El valor se representa por la longitud de la barra, y si el eje no arranca en cero, una barra del doble de largo deja de representar el doble de valor. La proporción se rompe. |
| Líneas y áreas | No es obligatorio. La línea marca una posición, no una longitud, así que arrancar más arriba es válido y a veces necesario para que se vean variaciones chicas. Pero hay que hacerlo notar, porque exagera el tamaño de los cambios. |
Es el primer ejemplo de una idea que vuelve en las páginas siguientes: hay decisiones de formato que cambian lo que el gráfico dice, y algunas de ellas pueden hacer que un dato parezca algo que no es.
Resumen
- Un gráfico es una representación visual de datos: cada valor se convierte en una forma proporcional a él.
- Sirve para ver un conjunto de un vistazo, no para buscar valores exactos. Para eso está la tabla.
- Las cuatro preguntas que responde son: cuál es mayor, cómo cambió, qué parte del total y si están relacionados.
- El gráfico se construye a partir de la tabla: sin una tabla bien armada, no hay un buen gráfico.
- Se seleccionan las categorías, los valores y los encabezados. La fila de totales nunca.
- Las categorías son lo que se compara; las series son las columnas de valores que se grafican.
- En columnas y barras el eje vertical arranca en cero; en líneas puede no hacerlo, pero hay que avisarlo.