Ingreso de datos

Ingresar y editar datos

Para cargar un dato se hace clic en la celda, se escribe y se confirma. Tan simple como parece, pero cada tecla de confirmación hace algo distinto, y saberlo ahorra muchísimo tiempo:

Sobrescribir o editar

Hay dos maneras de modificar una celda y conviene no confundirlas:

• Escribir encima: si la celda está seleccionada y se empieza a tipear, lo que había se pierde. Sirve cuando el dato hay que reemplazarlo entero.
• Editar el contenido: con F2 o con doble clic se entra a la celda y se puede corregir una parte —una letra, un decimal— sin reescribir todo. Es lo que hay que usar cuando el dato está casi bien.

Mientras se edita, en la celda aparecen un tilde para confirmar y una cruz para cancelar, y lo que se escribe se ve al mismo tiempo en la barra de fórmulas.

Los tipos de datos

Una hoja de cálculo no es una cuadrícula neutra. Cada celda guarda un valor de un tipo determinado, y el programa decide el tipo mirando lo que se escribió: si parece un número lo guarda como número, si parece una fecha la guarda como fecha, y si no reconoce nada lo guarda como texto.

La alineación es la pista

Acá está el detalle más útil de toda la unidad. El programa alinea cada dato según el tipo que le asignó, sin que nadie se lo pida: el texto a la izquierda y los números a la derecha. Esa alineación es una señal gratuita: alcanza con mirar de qué lado está apoyado el dato para saber si el programa lo entendió.

Por eso, cuando se carga algo que debería ser un número y aparece apoyado a la izquierda, hay que desconfiar: probablemente el programa no lo reconoció y lo guardó como texto. Esa es la señal que hay que buscar, y casi todos los problemas que se ven al final de esta página empiezan así.

Texto y números

El texto es todo lo que no es número: nombres, direcciones, códigos, observaciones. Se escribe como se quiera y se alinea a la izquierda.

Los números se escriben solos: sin símbolo de moneda, sin separadores de miles y con el separador decimal que espere el sistema. Se escribe 1500, y no $ 1.500. Los símbolos y los separadores no son parte del número: son formato, y se agregan después.

Los códigos que parecen números

Hay un caso que da problemas todo el tiempo: los datos que están hechos de dígitos pero no son cantidades. Un número de documento, un teléfono, un código postal o un número de legajo no se suman ni se multiplican, así que no tiene sentido guardarlos como números. Y sin embargo el programa los interpreta así, con dos consecuencias molestas:

• Los ceros a la izquierda desaparecen: 01000 se guarda como 1000.
• Los números muy largos se muestran en notación científica: un documento largo puede aparecer como 1,23457E+10.

La solución es decidir el tipo antes de escribir: se seleccionan las celdas de la columna, se les aplica el formato Texto y recién después se cargan los datos. También funciona empezar el dato con un apóstrofo ('), que fuerza el texto y no se ve en la celda.

El separador decimal

Las planillas usan el separador de decimales y de miles que tenga configurado el sistema. En la configuración regional de Argentina el decimal es la coma y el de miles el punto, así que 1500,5 es mil quinientos con medio.

Lo importante es que el número se escriba con el separador que el programa espera y sin separador de miles. Si se escribe un separador que no reconoce, no da error: guarda el dato como texto, y recién se descubre más tarde, cuando la suma de esa columna no da bien.

Fechas

Las fechas tienen una particularidad que conviene entender: por dentro no son fechas, son números. El programa guarda un número —la cantidad de días transcurridos desde una fecha de referencia— y después lo muestra con el aspecto de una fecha.

Eso explica varias cosas que de otro modo parecen raras:

• Se puede restar dos fechas y obtener la cantidad de días entre ellas, porque en el fondo se están restando dos números.
• El mismo valor puede verse como 20/4/2011, como 4/20/2011 o como miércoles 20 de abril: es la misma cantidad de días con distinto formato.
• Se alinean a la derecha, igual que los números, porque eso son.

De ahí sale la comprobación más práctica: si una fecha aparece alineada a la izquierda, no es una fecha. El programa no la reconoció y guardó el texto tal cual. Una fecha guardada como texto no se puede restar, no se puede ordenar cronológicamente y no sirve en ninguna fórmula de fecha.

Porcentajes

Acá está la idea que hay que llevarse: el signo de porcentaje es un formato, no un valor. Cuando se escribe 25%, la celda no guarda "25 por ciento": guarda 0,25, y lo muestra como 25%.

Son el mismo número con dos disfraces distintos. Y esto tiene una consecuencia práctica inmediata: para calcular un porcentaje dentro de una fórmula se usa el valor dividido por cien, porque es lo que hay guardado.

El error más común es escribir el número y después apretar el botón de porcentaje:

En el último caso el programa hizo lo que se le pidió: mostró 25 unidades en formato de porcentaje, y 25 unidades son 2500 %. No hay nada roto, hay un malentendido. Por eso conviene escribir el signo % al tipear el dato: la planilla entiende el valor y aplica el formato en un solo paso.

Moneda

Con la moneda pasa exactamente lo mismo que con el porcentaje: el símbolo es formato, y el número es el valor. La celda guarda 1500 y lo muestra como $ 1.500,00.

Escribir el símbolo a mano parece inofensivo, y sin embargo convierte el dato en texto: en cuanto aparece un $ que no corresponde a un formato, lo que hay en la celda deja de ser un número. La consecuencia es la que ya se vio: la columna no suma.

La forma correcta, entonces, es cargar solo el número y aplicar el formato de moneda desde la cinta de opciones o desde el cuadro de formato de celdas. El símbolo se cambia cuando se quiera: pesos, dólares o euros son el mismo valor con distinto símbolo.

Cuando se ingresa mal un dato

Todos los problemas de esta página terminan en el mismo lugar: un número que quedó guardado como texto. Conviene reconocer los síntomas, porque el error es silencioso.

Cómo darse cuenta

• El dato aparece alineado a la izquierda, cuando debería estar a la derecha.
• En la esquina de la celda aparece un triángulo verde de advertencia.
• La suma no coincide con lo que uno espera.
• Al ordenar, los números quedan en un orden extraño: como texto, el 10 va antes que el 9, porque se comparan letra por letra.

Por qué es peligroso

Porque no da error. Las funciones de suma ignoran las celdas con texto: no las cuentan y siguen adelante. El resultado es un total más bajo que el real, sin ningún aviso. Un error que se ve se corrige; este, en cambio, se descubre tarde, cuando el número ya se usó para otra cosa.

Cómo se arregla

• Reescribir el dato, si son pocos. Es lo más rápido y lo más seguro.
• Si el formato es el problema, aplicar Texto a la columna y volver a cargar los que tenían ceros a la izquierda.
• Para convertir textos en números de una vez: Pegado especial → Multiplicar por 1, o la herramienta Texto en columnas del menú Datos.

Y como siempre, la prevención es más barata: decidir el tipo de cada columna antes de cargarla. Especialmente en las columnas de códigos y de fechas, que son las dos que se guardan mal con más frecuencia.

Resumen

• Enter confirma y baja; Tab confirma y avanza a la derecha; Esc cancela; F2 permite editar sin borrar.
• El programa asigna a cada celda un tipo de dato —texto, número, fecha, hora, lógico o fórmula— según lo que se escribió.
• La alineación es la pista: el texto va a la izquierda y los números a la derecha. Si un número aparece a la izquierda, quedó guardado como texto.
• Los números y las fechas se cargan desnudos: sin símbolos y sin separadores de miles.
• Para códigos con ceros a la izquierda hay que aplicar el formato Texto antes de cargar los datos.
• El % y el símbolo de moneda son formato: la celda guarda 0,25 y muestra 25%.
• Un número guardado como texto no da error pero tampoco suma: es el error más peligroso de todos.

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