Funciones con criterios

Qué tienen en común

Estas tres funciones son las versiones con criterio de tres funciones que ya se vieron en la Unidad 2. Hacen exactamente lo mismo, pero solo con las celdas que cumplen una condición:

Y acá aparece la diferencia estructural más importante de toda la unidad. Estas funciones no reciben un rango, sino dos cosas distintas:

• Dónde buscar. El rango en el que se evalúa el criterio —la columna de los vendedores, por ejemplo—.
• Qué sumar o promediar. El rango que tiene los números que hay que operar.

Son dos rangos que pueden ser distintos: se busca el nombre del vendedor en una columna y se suman los importes de otra. Y de ahí sale una regla que hay que respetar siempre: los dos rangos tienen que empezar y terminar en la misma fila. La planilla los hace coincidir fila por fila, así que si uno tiene 99 filas y el otro 90, los números de abajo quedan afuera del cálculo sin que nada lo avise.

CONTAR.SI

Cuenta cuántas celdas de un rango cumplen el criterio. Es la más simple de las tres, porque tiene solo dos argumentos:

=CONTAR.SI(rango; criterio)

El primero es dónde buscar y el segundo es qué se busca.

=CONTAR.SI(B2:B30;"Ana")        cuántas ventas hizo Ana
=CONTAR.SI(B2:B30;">=6")        cuántos alumnos aprobaron
=CONTAR.SI(C2:C30;"Contado")    cuántas ventas fueron al contado

Cuándo el criterio lleva comillas

Acá hay un detalle que confunde a todo el mundo, y que vale la pena entender en lugar de memorizar. La regla es: el criterio es siempre un texto, y por eso casi siempre va entre comillas.

La manera más simple de no equivocarse es poner comillas siempre. La planilla acepta un número entre comillas sin problema, así que no hay ningún caso en el que las comillas hagan daño.

El criterio desde una celda: el signo &

Cuando el criterio está en otra celda, aparece una complicación nueva. Si el criterio es simplemente "igual a lo que hay en F1", se escribe directo:

=CONTAR.SI(B2:B30;F1)              cuenta las celdas iguales a F1

Pero si el criterio es "mayor o igual a lo que hay en F1", no alcanza con escribir el operador y la celda. Hay que armar el texto del criterio uniendo las dos partes con el signo &, que pega textos:

">="&F1        produce el texto  ">=6"  (si F1 vale 6)

Con eso, la fórmula completa queda =CONTAR.SI(B2:B30;">="&F1). Parece rebuscado y tiene su lógica: el criterio tiene que llegar como un texto armado, y & es la herramienta que une un texto con un valor. Esto resuelve lo que se planteó en la primera página de la unidad: el criterio vive en una sola celda y se cambia ahí. Solo no hay que olvidar clavarlo con $ si la fórmula se copia.

SUMAR.SI

Es la más usada de las tres, y la que tiene la estructura completa de tres argumentos:

=SUMAR.SI(rango del criterio; criterio; rango que se suma)

=SUMAR.SI(B2:B100;"Ana";D2:D100)          cuánto vendió Ana
=SUMAR.SI(C2:C100;"Contado";D2:D100)     cuánto se cobró al contado
=SUMAR.SI(B2:B100;"1º A";E2:E100)        total de notas del curso 1º A

Fíjense que los dos primeros argumentos van juntos y el tercero es el que se suma. La función recorre el rango del criterio fila por fila, y cada vez que encuentra una coincidencia suma el valor que está en esa misma fila del tercer rango.

Cuando el tercer argumento no hace falta

Si el criterio y los números están en la misma columna, el tercer argumento se puede omitir. Por ejemplo, para sumar solo los importes que superan los 1000, la columna donde se busca el criterio y la que se suma son la misma:

=SUMAR.SI(D2:D100;">1000")     suma los importes mayores a 1000

PROMEDIO.SI

Tiene exactamente la misma estructura que SUMAR.SI, y hace lo que su nombre dice: promedia solo los valores que cumplen el criterio.

=PROMEDIO.SI(rango del criterio; criterio; rango que se promedia)

=PROMEDIO.SI(B2:B100;"Ana";D2:D100)      el promedio de las ventas de Ana
=PROMEDIO.SI(C2:C100;"1º A";D2:D100)     el promedio del curso 1º A

Un detalle que hereda de PROMEDIO: la cuenta se hace sobre las celdas que cumplen el criterio y además tienen un número. Si una fila coincide con el criterio pero la celda del rango a promediar está vacía o tiene texto, esa fila queda afuera del promedio y también de la cantidad. Es el comportamiento correcto casi siempre —un dato que no está no debería bajar el promedio— pero conviene tenerlo presente para entender por qué el divisor no siempre coincide con lo que devuelve CONTAR.SI con el mismo criterio.

Las tres juntas

Sobre la tabla de ventas del diagrama —cinco ventas, tres vendedores y dos formas de pago— las tres funciones responden preguntas distintas de un mismo negocio:

Vale la pena comprobar las primeras tres, porque se controlan entre sí: las ventas de Ana son 1.200, 1.500 y 900; suman 3.600; y 3.600 dividido 3 ventas da 1.200. Las tres funciones están mirando el mismo grupo de filas desde tres ángulos distintos, y ese tipo de verificación cruzada —suma dividido cantidad tiene que dar el promedio— es el mejor control que se puede hacer sobre una planilla antes de entregarla.

Resumen

• CONTAR.SI, SUMAR.SI y PROMEDIO.SI son las versiones con criterio de CONTAR, SUMA y PROMEDIO.
• Reciben dos rangos: dónde se busca el criterio y qué se suma o promedia. Pueden ser columnas distintas.
• Los dos rangos tienen que coincidir en tamaño, o la planilla calcula mal sin avisar.
• El criterio es siempre un texto: conviene ponerlo entre comillas aunque sea un número.
• Para combinar un operador con una celda hay que armar el texto con &: ">="&F1.
• Si el criterio y los números están en la misma columna, el tercer argumento se puede omitir.
• Comprobar los resultados entre sí: suma dividido cantidad tiene que dar el promedio.

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