Resolución con sistemas informáticos

Qué aporta un sistema informático

Un sistema informático no resuelve el problema: ejecuta la solución que alguien diseñó. Esa distinción es la más importante de toda la unidad, porque deja claro dónde está el trabajo intelectual del proyecto y qué es lo que la máquina hace por nosotros.

Dentro de sus límites, lo que aporta es mucho:

• Velocidad. Hace en segundos un cálculo que a mano llevaría horas.
• Precisión. No se equivoca en las cuentas ni le cambia un dígito a un dato.
• Repetición sin cansancio. Puede hacer la misma tarea diez mil veces igual de bien. Una persona no.
• Almacenamiento. Guarda y recupera información de volúmenes que no se manejan en papel.
• Acceso simultáneo. Varias personas pueden consultar la misma información a la vez, desde lugares distintos.
• Registro. Deja constancia de qué se hizo y cuándo, sin depender de la memoria de nadie.

Lo que no aporta

• No entiende el problema. No tiene idea de qué se está intentando resolver ni de por qué importa.
• No decide qué es correcto. Si se le pide un promedio de datos mal cargados, va a dar un promedio equivocado con total tranquilidad.
• No reemplaza el criterio. Distinguir si un resultado tiene sentido sigue siendo una tarea humana.

Por eso una solución informática nunca es mejor que el análisis que la originó. Si el problema estaba mal planteado, el sistema va a ejecutar de forma impecable una solución equivocada.

Las cinco partes de un sistema

Acá aparece el malentendido que hay que desarmar de entrada: un sistema informático no es la computadora. La computadora es una de sus partes. Las cinco que lo componen son:

Hardware y software

Hardware

Es la parte física: lo que se puede tocar. En un proyecto escolar, elegir el hardware es decidir cosas muy concretas: si va a correr en las computadoras del aula o en los celulares de los alumnos, si hace falta internet, si hay una impresora disponible.

La pregunta que ordena esa elección no es "qué es lo mejor", sino "qué es lo que está disponible". Un sistema pensado para equipos que la escuela no tiene es un sistema que no se va a usar.

Software

Es la parte lógica: las instrucciones que le dicen al hardware qué hacer. Se suele dividir en tres capas:

• Software de base o de sistema. El sistema operativo. Administra el equipo y permite que funcionen los programas. No lo elige el usuario: viene con la máquina.
• Software de aplicación. Los programas que resuelven una tarea concreta: una planilla de cálculo, un sistema de inventario. Es la capa en la que se trabaja en un proyecto.
• Software de desarrollo. Las herramientas para crear programas: lenguajes, entornos de programación, bases de datos.

Hay otra distinción que conviene conocer, la del software propietario y el libre. El primero se usa bajo las condiciones del fabricante y no se puede modificar; el segundo se puede estudiar, usar, modificar y redistribuir. La elección entre uno y otro también es una decisión del proyecto, y tiene consecuencias en el costo y en la independencia a futuro.

Los datos

Si el hardware es la parte que se ve y el software la que se explica, los datos son la parte que hace que el sistema sirva. Un sistema informático sin datos es una estructura vacía: el programa está, pero no tiene nada que procesar.

Datos e información no son lo mismo

• Datos son los hechos crudos, sin elaborar: una lista de códigos, una fecha, un nombre suelto.
• Información son los datos procesados, con significado para quien los lee: "de las 40 herramientas, 6 están prestadas y 2 no volvieron este mes".

El objetivo del sistema es justamente convertir lo primero en lo segundo. Guardar datos no es un fin: es lo que permite después obtener información.

El ciclo de procesamiento

La calidad de los datos

Hay una regla que se cumple siempre: si entra información mal, sale información mal. Un sistema no corrige los datos que recibe, los procesa. Por eso una parte importante de cualquier proyecto informático es validar la entrada: comprobar que el código tenga el formato correcto, que la fecha sea posible, que no se cargue dos veces la misma herramienta. Esa validación es trabajo del programa, y hay que diseñarla antes de escribir el código.

Personas y procesos

Son las dos partes que no aparecen en ningún presupuesto y que explican por qué fracasan tantos sistemas que técnicamente funcionan bien.

Las personas

Alrededor de cualquier sistema hay personas con papeles distintos, y todas tienen que estar contempladas:

• Quien lo usa todos los días y espera que le resuelva el trabajo, no que se lo agregue.
• Quien lo carga con datos, que es distinto y suele ser el eslabón más débil: si cargar datos es incómodo, los datos dejan de cargarse.
• Quien lo mantiene, que necesita entender cómo está hecho para poder arreglarlo.
• Quien recibe la información que el sistema produce, aunque nunca lo abra.

Los procesos

Un proceso es el procedimiento de trabajo: quién hace qué, en qué momento y siguiendo qué pasos. Sin procesos definidos, un sistema informático queda como una herramienta suelta que cada uno usa cuando se acuerda, y el problema original no se resuelve.

En el ejemplo del taller, el proceso sería: el alumno pide la herramienta, el encargado registra el retiro con su nombre, y al devolverla se registra la devolución. Si una herramienta no se devuelve en dos días, el sistema avisa.

Ese procedimiento no lo resuelve el programa: lo tiene que decidir la institución. Y decidirlo es parte del proyecto, igual que programar.

Cuándo conviene informatizar

No todo problema se resuelve mejor con una computadora. Decidirlo es parte del análisis, y hay que poder justificar la respuesta en los dos sentidos: por qué sí y por qué no.

Los dos errores simétricos

• Informatizar lo que era un problema de organización. Si el taller está desordenado porque nadie se ocupa de ordenarlo, una base de datos no lo va a arreglar: va a dejar registrado el desorden con más precisión. Antes de elegir la solución, hay que preguntarse si el problema es de información o de otra cosa.
• Informatizar por novedad. Elegir una tecnología porque es nueva, porque se quiere aprender o porque suena bien, sin haber comparado con las alternativas. El criterio tiene que ser el problema, nunca la herramienta.

Cuando la decisión es que sí conviene, todavía queda una pregunta más: cuál es la solución informática más simple que resuelve el problema. La más simple que funciona es casi siempre la mejor opción, porque cuesta menos, se entiende más rápido y se puede mantener.

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