El problema que resuelven
En la página anterior, que las referencias se acomodaran solas al copiar era la gran ventaja. Ahora hay que ver el otro lado: hay casos en los que acomodarse arruina la fórmula.
El caso típico es una tasa que vale para toda la planilla. En una factura, el IVA es un porcentaje único que conviene tener escrito en una sola celda, por ejemplo en B1. La columna D tiene los importes brutos, y la columna E tiene que calcular el IVA de cada fila: el importe de esa fila por la tasa de B1.
La fórmula se escribe en E2 y se arrastra hacia abajo. Y esto es lo que pasa:
| Celda | Lo que queda al arrastrar | Qué lee realmente |
|---|---|---|
| E2 | =D2*B1 |
El importe de la fila 2 y la tasa. Bien. |
| E3 | =D3*B2 |
El importe de la fila 3… y B2, que está vacía. |
| E4 | =D4*B3 |
El importe de la fila 4… y B3, que también está vacía. |
El resultado de todas esas filas es cero —cualquier número multiplicado por una celda vacía da cero— y no aparece ningún error. La planilla avisa cuando una fórmula está mal escrita, pero no cuando una fórmula está bien escrita y apunta al lugar equivocado.
Lo que hace falta es que, al arrastrar, una de las dos referencias se mueva y la otra se quede quieta: el importe tiene que seguir bajando fila por fila, pero la tasa tiene que seguir apuntando a B1 siempre. Eso es exactamente lo que hace el signo $.
El signo $
El signo $ funciona como un freno: ancla la parte de la referencia que tiene adelante y le impide moverse al copiar. Por eso se escribe antes de lo que se quiere clavar:
- Un
$antes de la letra clava la columna:$B1. - Un
$antes del número clava la fila:B$1. - Los dos juntos clavan la celda entera, y no se mueve nunca:
$B$1.
Con dos $, la referencia se convierte en absoluta: siempre apunta a esa celda y a ninguna otra. Con uno solo, es mixta: una parte se clava y la otra sigue libre.
Las cuatro formas
Una misma celda se puede referenciar de cuatro maneras, y cada una se comporta distinto al copiar la fórmula. Esta tabla es la que conviene tener a mano:
| Se escribe | Cómo se llama | Al copiar hacia abajo | Al copiar hacia la derecha |
|---|---|---|---|
B1 |
Relativa | La fila cambia | La columna cambia |
B$1 |
Mixta (fila fija) | La fila no cambia | La columna cambia |
$B1 |
Mixta (columna fija) | La fila cambia | La columna no cambia |
$B$1 |
Absoluta | La fila no cambia | La columna no cambia |
$ la tasa baja con la fórmula; con el $ se queda quieta.Las dos formas mixtas
Las mixtas suelen parecer las más difíciles y en realidad son las que resuelven las tablas de doble entrada. El ejemplo clásico es la tabla de multiplicar: los números que se multiplican están en la primera columna y en la primera fila, y cada celda del medio tiene que tomar uno de cada lado.
Se escribe la fórmula en la esquina de arriba a la izquierda de la tabla, con las dos referencias mixtas, y se arrastra en las dos direcciones a la vez:
=$A2*B$1$A2— la columna A queda clavada (ahí están los números de la izquierda) y la fila queda libre para que baje.B$1— la fila 1 queda clavada (ahí están los números de arriba) y la columna queda libre para que avance.
Al copiar esa fórmula a toda la tabla, cada celda queda distinta pero siempre correcta:
| × 1 | × 2 | × 3 | |
|---|---|---|---|
| 1 | =$A2*B$1 → 1 |
=$A2*C$1 → 2 |
=$A2*D$1 → 3 |
| 2 | =$A3*B$1 → 2 |
=$A3*C$1 → 4 |
=$A3*D$1 → 6 |
| 3 | =$A4*B$1 → 3 |
=$A4*C$1 → 6 |
=$A4*D$1 → 9 |
La tecla F4
Escribir los $ a mano es incómodo y fácil de olvidar. Por eso todas las planillas traen un atajo: mientras se está editando la fórmula, se ubica el cursor sobre la referencia y se aprieta F4. Cada apretada rota por las cuatro formas, en este orden:
B1 → $B$1 → B$1 → $B1 → B1Se sigue apretando hasta que aparezca la que se necesita. Hay que poner el cursor dentro de la referencia antes de apretar: si está en otro lado de la fórmula, el atajo no hace nada.
Si la fórmula usa la misma celda fija varias veces, hay que ubicar el cursor en cada una y rotarla por separado. Es un poco tedioso, pero sigue siendo mucho más seguro que tipear los $: un $ olvidado no da error, solo da un número equivocado. En la versión de Excel para Mac, el atajo es Cmd + T.
Dónde se usan
Las referencias absolutas aparecen cada vez que en una planilla hay un valor que vale para todo:
| Situación | El valor fijo es… |
|---|---|
| Cálculo de IVA, descuentos o recargos | La tasa, guardada en una celda sola. |
| Conversión de moneda | El tipo de cambio del día. |
| Aplicar un aumento a toda una lista de precios | El porcentaje de aumento. |
| Comparar valores contra una meta | La meta, contra la que se mide cada fila. |
| Tablas de doble entrada | La fila y la columna de encabezados: es el caso de las formas mixtas. |
0,21 dentro de trescientas fórmulas— obliga a rehacerlas todas y garantiza que alguna quede sin corregir. Es la misma idea del comienzo de la unidad: un dato, un lugar.
Resumen
- Por defecto las referencias son relativas y se acomodan al copiar. Hay casos en los que eso arruina la fórmula: cuando la referencia tiene que apuntar siempre a la misma celda.
- El signo
$ancla la parte de la referencia que tiene adelante: antes de la letra clava la columna, antes del número clava la fila. - Las cuatro formas son
B1(relativa),B$1y$B1(mixtas) y$B$1(absoluta). - Las mixtas son las que resuelven las tablas de doble entrada, como la tabla de multiplicar.
- La tecla
F4rota la referencia entre las cuatro formas mientras se edita la fórmula. - Todo valor que se repite en muchas fórmulas conviene dejarlo en una sola celda y referenciarlo de forma absoluta.