Filtros y análisis de datos

Ordenar y filtrar

Hasta acá, la unidad trabajó con fórmulas: se le pide un resultado a la planilla y ella lo calcula. Este tema toma otro camino. No se trata de calcular, sino de encontrar: de mirar una tabla de cientos de filas y quedarse con lo que interesa.

Las dos herramientas principales son ordenar y filtrar, y se confunden todo el tiempo porque las dos cambian lo que se ve en pantalla. Pero hacen cosas distintas:

Ninguna de las dos borra nada, y eso es importante: quitar el filtro o volver a ordenar de otra manera recupera la tabla completa. Los datos nunca se pierden.

El ordenamiento ya se vio en la Unidad 1 y conviene recordar su advertencia principal antes de seguir: antes de ordenar hay que seleccionar toda la tabla, o aceptar el aviso de ampliar la selección. Ordenar una sola columna desarma la tabla y mezcla los datos de cada fila. Vale la pena agregar un detalle: conviene ordenar antes de filtrar, o quitar el filtro antes de ordenar. Ordenar con un filtro puesto puede reordenar solo las filas visibles y dejar el resto donde estaba, con lo cual la tabla queda mezclada de una manera difícil de detectar.

Cómo se filtra

El filtro se activa en cuatro pasos:

1. Ubicarse en cualquier celda dentro de la tabla.
2. Datos → Filtro, o el atajo Ctrl + Shift + L.
3. En cada uno de los títulos de las columnas aparece una flecha. Esa flecha es el filtro.
4. Se hace clic en la flecha de la columna que interesa, se elige el criterio y se confirma.

Los títulos son lo único nuevo que hay que cuidar: cada columna tiene que tener su nombre en la primera fila. Sin encabezados, la planilla no sabe qué está filtrando —y ese es, además, el mismo requisito que pedían la tabla bien armada de la Unidad 1 y las funciones con criterios de esta unidad.

Cómo saber que hay un filtro puesto

Cuando hay filas ocultas, la planilla lo avisa de varias maneras. Los números de las filas de la izquierda aparecen en otro color y con saltos en la numeración: donde debería decir 5 dice 7, y eso significa que las filas 5 y 6 están ocultas. La barra de estado, abajo, informa cuántos registros se están mostrando de cuántos hay en total. Y la flecha de la columna filtrada cambia de aspecto, como un embudo. Cualquiera de las tres señales alcanza: lo importante es no confundir una tabla filtrada con una tabla completa, porque eso lleva a conclusiones equivocadas.

Los criterios de filtro

No hace falta aprender cuatro herramientas distintas: el menú del filtro se adapta solo a lo que hay en la columna. Al abrir la flecha de una columna de texto aparecen opciones de texto; al abrir una de números, opciones de número. La primera parte del menú es siempre la misma —la lista de valores con casillas para tildar los que se quieren ver—, y abajo de todo está el submenú de filtros específicos con las condiciones más elaboradas.

Filtros por texto

Sirven para columnas con nombres, categorías o descripciones. Lo más rápido es destildar en la lista los valores que no interesan, pero las condiciones son más potentes:

Y en las condiciones de texto se pueden usar comodines, dos caracteres que hacen de comodín para "cualquier cosa":

• * reemplaza a cualquier cantidad de caracteres, incluso ninguno. *S.A. encuentra todo lo que termine así.
• ? reemplaza a un solo carácter. 1?4 encuentra 144, 124 o 1A4, pero no 1234.

La diferencia entre los dos es exactamente esa: el asterisco es flexible y el signo de pregunta es exigente. Si no se está seguro de cuántos caracteres hay en el medio, va el asterisco.

Filtros numéricos

Acá las condiciones son las mismas comparaciones de los operadores de la primera página de la unidad, puestas en un menú: igual a, distinto de, mayor que, mayor o igual que, menor que, menor o igual que y entre. La opción entre es la más usada, porque permite un rango de una sola vez: los importes de 1.000 a 5.000. Y hay una opción muy práctica para el análisis rápido, los 10 mejores, que muestra los diez valores más altos de la columna sin necesidad de ordenarla.

Filtros por fecha

Las fechas tienen su propio menú, y es el más cómodo de los tres porque la lista de valores viene organizada en forma de árbol: por año, después por mes y después por día. Además hay períodos ya armados que evitan tener que calcular las fechas a mano: hoy, esta semana, este mes, el mes pasado, este año, el año pasado. Filtros como "las ventas del mes pasado" —que con fórmulas obligarían a calcular el primer y el último día del mes— se resuelven con un clic.

Formato condicional

El formato condicional ya se presentó en la Unidad 1 como una regla que el programa aplica solo; ahora se ve completo. La idea central es siempre la misma: en lugar de pintar las celdas a mano, se define una regla, y la planilla aplica el formato únicamente a las celdas que la cumplen. Y hay dos diferencias con lo que se vio antes que conviene tener claras.

Todo está en Inicio → Formato condicional, y las opciones vienen agrupadas en cuatro bloques. Los dos primeros son los que resuelven resaltar valores mayores o menores:

Entre las reglas de texto, texto que contiene es la más útil en el trabajo diario: permite resaltar todas las filas de una palabra o un código sin importar dónde aparezca dentro de la celda.

Barras, escalas de color e iconos

Estos tres formatos no pintan la celda de un color liso: dibujan algo proporcional al valor. Son la manera de convertir una columna de números en una comparación visual sin armar un gráfico.

Reglas personalizadas

Las reglas que trae la planilla cubren los casos comunes, pero tienen un límite: cada una evalúa el valor de la propia celda. Cuando lo que hay que evaluar es otra columna, aparece Nueva regla → Utilice una fórmula que determine las celdas con formato.

Y acá se cierra el círculo de toda la unidad, porque una regla de formato condicional es una condición: exactamente las mismas comparaciones y los mismos operadores de la primera página. La fórmula tiene que devolver VERDADERO o FALSO, y el formato se aplica cuando devuelve verdadero.

=$C2="Contado"

Aplicada al rango  A2:D100  resalta la fila entera
de cada venta cobrada al contado.

Hay dos detalles técnicos que hay que entender para que funcione, y los dos se apoyan en cosas ya vistas:

• El formato se aplica a un rango completo —las cuatro columnas de la fila—, pero la fórmula se escribe pensando en la celda de arriba a la izquierda de ese rango. A partir de ahí, la planilla la corre para cada celda, igual que al copiar una fórmula.
• Como la fórmula se corre hacia abajo, la columna C tiene que quedar clavada y la fila tiene que quedar libre: $C2. Es la referencia mixta de la Unidad 2, aplicada a un caso nuevo. Si se escribiera C2 a secas, la segunda fila evaluaría D3, la tercera E4, y el resultado sería un desastre difícil de interpretar.

Ese $C2 es la mejor prueba de que las referencias mixtas no son un capricho del programa: son las que permiten que una misma regla se aplique a cientos de filas y siga mirando la columna correcta.

Administrar las reglas

En Administrar reglas se ve la lista completa de las reglas de una hoja, y se pueden editar, borrar o cambiar el orden. El orden importa: la planilla evalúa las reglas de arriba hacia abajo, y hay una casilla que indica que, si una regla se cumple, las de abajo no se evalúen. Cuando una celda se ve de un color que no es el que se esperaba, casi siempre hay dos reglas pisándose, y la solución está en el orden de esa lista.

Resumen

• Ordenar reordena las filas; filtrar las oculta. Ninguna de las dos borra datos.
• Antes de ordenar hay que seleccionar toda la tabla, y conviene ordenar antes de filtrar.
• El filtro se activa con Ctrl + Shift + L y necesita que cada columna tenga su título.
• Los números de fila con saltos, la barra de estado y el embudo en la flecha avisan que hay un filtro puesto.
• Los totales no cambian al filtrar. Para totalizar solo lo visible hace falta SUBTOTALES.
• El menú del filtro se adapta al tipo de dato: texto (con los comodines * y ?), números (con entre y los 10 mejores) y fechas (con períodos armados como este mes).
• El formato condicional resalta en lugar de ocultar, y se actualiza solo cuando el dato cambia.
• Las barras de datos son proporcionales y honestas; las escalas de color exageran y dependen del color.
• Con una fórmula como regla se puede resaltar una fila entera según otra columna, clavando la columna con $C2.
• El orden de las reglas decide cuál gana cuando dos afectan a la misma celda.

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