Diseño de tablas
Una tabla en una planilla no es un conjunto de celdas con bordes. Es una estructura con reglas, y respetarlas es lo que decide si la información se puede ordenar, filtrar y usar en fórmulas… o no.
Las reglas son pocas:
- Una sola fila de encabezados, arriba de todo, con un nombre en cada columna.
- Un registro por fila: cada fila es un dato completo —un producto, un alumno, una venta—.
- Una sola clase de dato por columna: la columna de precios tiene precios en todas sus filas, y nada más.
- Sin filas ni columnas vacías en el medio de la tabla.
- Sin celdas combinadas dentro del área de datos.
Los cuatro errores que rompen una tabla
| Error | Qué rompe |
|---|---|
| Una fila en blanco en el medio | El ordenamiento y las fórmulas dejan de ver la tabla completa: para el programa, ahí termina. Lo que está más abajo queda fuera. |
| Una fila de subtotales metida entre los datos | Al ordenar, el subtotal se mezcla con los registros y aparece en cualquier lado. Los totales van arriba o abajo de la tabla, nunca adentro. |
| Texto y números en la misma columna | La columna no se puede sumar y el orden sale absurdo: como texto, el 10 va antes que el 9. |
La unidad escrita en la celda (12 kg) |
Convierte el número en texto y la columna deja de sumar. La unidad va en el encabezado de la columna —Peso (kg)— o en el formato personalizado. |
El título de la tabla y las aclaraciones van afuera: el título arriba, en su propia fila, y las notas abajo. Si se meten dentro de la tabla, se convierten en un registro más y arruinan todo lo que se haga después. Una tabla armada con estas reglas se ordena, se filtra y se referencia sin problemas; una tabla "adornada" que las viola no se puede arreglar después: hay que volver a armarla.
Ordenamiento básico
Ordenar es reordenar las filas según los valores de una columna: alfabéticamente por nombre, de mayor a menor por importe, cronológicamente por fecha. Se hace desde Datos → Ordenar, o con los botones de orden ascendente y descendente de la barra de herramientas.
Ordenar por varios criterios
Muchas veces un solo criterio no alcanza. Para ordenar primero por curso y después por apellido, o primero por sucursal y después por importe de mayor a menor, hay que usar el cuadro Ordenar y agregar los niveles:
- Ordenar por: la columna principal.
- Luego por: la segunda columna, que se usa solo para desempatar dentro de cada grupo del primero.
- Lo mismo si hace falta un tercer criterio.
Dos detalles prácticos: se ordena de arriba abajo, así que lo que quede fuera de la selección no se mueve; y conviene guardar una copia antes de ordenar una tabla importante, porque el orden original se pierde y no siempre se recuerda cuál era. Si la tabla tiene una columna con números de fila escritos a mano, se ordena por esa columna y todo vuelve al orden anterior.
Preparar la hoja para imprimir
Lo que se ve en la pantalla y lo que sale de la impresora no son la misma cosa. La hoja tiene un millón de filas y la impresora una cantidad fija de papel: si no se configura nada, lo más probable es que la tabla salga cortada —unas columnas en una hoja y el resto en la siguiente— y con varias páginas casi vacías al final.
El primer paso, siempre, es mirar la vista previa antes de imprimir. Enseguida se ve si la tabla entra, si se corta o si el encabezado se repite.
Las configuraciones que resuelven el 90 % de los casos
| Configuración | Para qué sirve |
|---|---|
| Orientación | Vertical para las tablas angostas y largas, horizontal para las anchas. Es lo primero que hay que cambiar cuando la tabla se corta a lo ancho. |
| Área de impresión | Seleccionar la tabla y definir el área. Sin esto, la planilla intenta imprimir todo el rango usado, aunque tenga filas vacías de más. |
| Ajustar a 1 página de ancho | Reduce la escala hasta que todo el ancho entre en una hoja, y usa las páginas de alto que sean necesarias. Es la opción más útil de todas para imprimir tablas anchas. |
| Repetir la fila de encabezado | Cuando la tabla ocupa varias páginas, hace que el encabezado se repita arriba de cada una. Sin esto, a partir de la segunda página los números aparecen sin títulos y no se entiende nada. |
| Centrar en la página | Centra la tabla horizontalmente. Es un detalle chico que cambia mucho el aspecto final. |
| Encabezado y pie de página | Para agregar el número de página, el nombre del archivo o la fecha. En un trabajo de varias hojas, el número de página no es opcional. |
| Márgenes | Márgenes más angostos dejan más lugar para la tabla. Es una alternativa a reducir la escala. |
Resumen
- Una tabla tiene una fila de encabezados, un registro por fila y un solo tipo de dato por columna, sin filas vacías ni celdas combinadas en el medio.
- Los cuatro errores que la rompen: la fila en blanco, el subtotal adentro, los tipos mezclados y la unidad escrita en la celda.
- Antes de ordenar hay que seleccionar toda la tabla, o aceptar el aviso de ampliar la selección. Ordenar una sola columna destruye la planilla.
- Con el cuadro Ordenar se pueden usar varios criterios, en los que el segundo solo desempata dentro del primero.
- Antes de imprimir, mirar la vista previa. Después: orientación, área de impresión y ajustar a una página de ancho.
- Si la tabla ocupa varias páginas, repetir la fila de encabezado en todas. Y no olvidar los bordes, que son lo que se imprime.