¿Qué es una hoja de cálculo?
Una hoja de cálculo es un programa que organiza la información en una cuadrícula de filas y columnas y permite hacer cálculos con ella automáticamente. Las más conocidas son Excel, LibreOffice Calc y Google Sheets, y todas funcionan con la misma idea.
Lo que la distingue de un procesador de texto no es la cuadrícula: es que las celdas pueden contener fórmulas. Una celda puede tener escrito algo como "sumá todo lo que está arriba" en lugar de un número. Y si uno de esos números cambia, el resultado se recalcula solo.
Para qué sirve
La hoja de cálculo es, junto con el procesador de texto, la herramienta de oficina más usada del mundo. Estos son los usos que aparecen una y otra vez:
| Para qué | Ejemplo |
|---|---|
| Llevar listas y registros | Un listado de alumnos, un inventario, un registro de gastos. Después se puede ordenar y buscar dentro de la lista. |
| Hacer cálculos repetitivos | Calcular el total de una factura, el promedio de las notas, el IVA de cada producto. Se escribe la fórmula una vez y se aplica a todas las filas. |
| Presupuestar y proyectar | Armar el presupuesto de un evento, calcular el costo de un proyecto, estimar cuánto se gasta por mes. |
| Probar situaciones | Cambiar un porcentaje de aumento y ver en el momento cómo queda toda la planilla. Es lo que se llama análisis de qué pasaría si. |
| Resumir información | Contar cuántos alumnos aprobaron, sumar las ventas por mes, calcular el promedio de un curso. |
| Graficar | Convertir una tabla de números en un gráfico de barras o de líneas, para ver la tendencia de un vistazo. |
Hay un límite que conviene conocer desde el principio: la hoja de cálculo no es un sistema de gestión. Sirve para miles de filas y para trabajar de a una persona por vez. Cuando la información crece, la necesita compartir mucha gente o hay que garantizar que no se pierda nada, la herramienta correcta es una base de datos.
Temas de la unidad
Esta unidad es la base de todo lo que viene después: antes de aprender a calcular hay que saber moverse por la hoja y presentar la información. Los seis temas son:
| Tema | Qué se ve |
|---|---|
| Concepto y estructura | Qué es una hoja de cálculo, en qué se diferencia de un documento de texto, y cómo está organizada: libro, hoja, fila, columna, celda y rango. |
| Ingreso de datos | Cómo se carga y se corrige la información, y los tipos de datos: texto, números, fechas, porcentajes y moneda. |
| Edición de la hoja | Seleccionar rangos, insertar y eliminar filas y columnas, ajustar anchos y altos, copiar y pegar, y el autorrelleno. |
| Formato de celdas | Fuente, tamaños, colores, bordes, alineación, ajuste de texto y combinar celdas: cómo se ve la información. |
| Formatos numéricos | Mostrar los números como moneda, porcentaje o fecha, y controlar cuántos decimales se ven. |
| Tablas e impresión | Diseñar una tabla ordenada, ordenar su contenido y preparar la hoja para que salga bien impresa. |