Funciones básicas

¿Qué es una función?

Una función es una fórmula que ya viene escrita con la planilla. En lugar de sumar diez celdas una por una, se le entrega el rango a la función SUMA y ella se encarga del resto.

La anatomía de una función

Todas las funciones se escriben igual, y conviene reconocer las partes:

El argumento es lo que la función necesita para trabajar, y admite varias formas. Puede ser un rango, una celda, un número escrito o varios de ellos separados por punto y coma:

Las cinco funciones de esta página

SUMA

Es la función más usada de todas, y la primera que conviene dominar. Suma todos los números que haya en el argumento.

=SUMA(D2:D10)

Qué hace con lo que no son números

La función saltea las celdas con texto y las celdas vacías: no las suma y tampoco avisa. Eso tiene dos consecuencias, una buena y una peligrosa.

La buena es que el rango puede incluir la fila de encabezados sin problema. Si el rango es D1:D10 y en D1 está la palabra Importe, esa celda se ignora y el resultado sigue siendo correcto.

La peligrosa es la que ya se vio en la Unidad 1: si un número quedó guardado como texto —porque se escribió con un separador que la planilla no reconoció, o porque se aplicó el formato Texto—, SUMA lo va a saltear en silencio. El total va a dar más bajo que el real y no va a aparecer ningún error. Cada vez que un total no cierre, lo primero que hay que buscar es un dato alineado a la izquierda en el medio de la columna.

El botón Autosuma

Escribir el rango a mano es innecesario en el caso más común, que es sumar la columna que está justo arriba. Para eso está el botón Autosuma, el de la letra griega Σ en la barra de herramientas, o el atajo Alt + =:

• Se ubica el cursor en la celda debajo de la columna de números.
• Se aprieta el botón. La planilla propone un rango y lo marca con un borde punteado.
• Se revisa la propuesta: si está bien, Enter. Si no, se arrastra a mano sobre el rango correcto.

El detalle importante es que la planilla adivina, y adivina bien casi siempre… siempre que la tabla esté bien armada. Si en el medio de la columna hay una fila en blanco —uno de los errores que se vieron en la Unidad 1—, la propuesta se detiene ahí y el total queda incompleto. Es otro de los motivos para mantener las tablas sin huecos.

PROMEDIO

Devuelve el promedio de los números del rango: la suma dividida por la cantidad.

=PROMEDIO(B2:B30)

Lo que ignora, y por qué importa tanto

PROMEDIO también saltea el texto y las celdas vacías. Y acá esa decisión es el corazón de la función: una celda vacía no cuenta como cero. No entra en la suma ni en la cantidad de elementos.

La diferencia es enorme, y se ve mejor con un ejemplo de notas:

Los dos casos son situaciones distintas y la función las distingue sola. Si lo que se necesita es que la celda vacía cuente como cero, hay que escribir el cero: no hay otra forma de decirle que ese alumno sacó cero y no que está pendiente.

MAX y MIN

Son la misma función vista al revés: MAX devuelve el mayor de los números del rango y MIN devuelve el menor. Ninguna de las dos suma ni promedia nada: solo buscan un valor entre todos los que hay.

=MAX(B2:B30)     el mejor promedio del curso
=MIN(B2:B30)     el más bajo del curso

Se usan para las preguntas del tipo "cuál fue el más…": la nota más alta, la venta más grande, el precio más bajo, el tiempo más corto. Y algo que no es obvio: también sirven con fechas, porque las fechas son números. =MAX(B2:B30) sobre una columna de fechas devuelve la más reciente, y =MIN, la más antigua.

Igual que las anteriores, ignoran el texto y las celdas vacías. Ese detalle tiene una utilidad práctica: si en la columna de notas de un alumno hay una celda con la palabra ausente, no arruina el cálculo del máximo ni del mínimo.

PRODUCTO

Multiplica todos los números del rango. Es a la multiplicación lo que SUMA a la suma:

=PRODUCTO(A1:A5)     equivale a  =A1*A2*A3*A4*A5

Se usa bastante menos que las otras cuatro, pero tiene su lugar: sirve cuando hay factores que se encadenan, es decir cuando el resultado de uno se aplica sobre el anterior. El caso típico son los aumentos sucesivos: si un precio sube 10 % en marzo, después 15 % en julio y 5 % en diciembre, el factor acumulado es

=PRODUCTO(1,1;1,15;1,05)     →    1,328…

Es decir, el precio final es un 32,8 % más alto que el original. El detalle que hay que tener presente es que un cero en cualquier parte del rango hace que todo el producto sea cero —no hay forma de recuperarlo—, a diferencia de la suma, donde un cero no cambia nada. Por eso, cuando se encadenan factores, conviene revisar que no haya celdas vacías ni ceros inesperados en el medio.

Resumen

• Una función es una fórmula ya escrita. Se compone de el =, el nombre, los paréntesis y el argumento.
• Los paréntesis van siempre, incluso sin argumentos: =HOY().
• El argumento admite rangos, celdas sueltas y números, separados por punto y coma.
• SUMA suma, PROMEDIO promedia, MAX y MIN buscan el mayor y el menor, y PRODUCTO multiplica.
• Todas ignoran el texto y las celdas vacías. Eso es cómodo para los encabezados y peligroso con los números guardados como texto: los saltean en silencio.
• PROMEDIO no cuenta las celdas vacías como ceros. Para que cuenten, hay que escribir el cero.
• Evitar fórmulas como =SUMA(B2:B30)/30: el número escrito a mano deja de ser correcto en cuanto cambia la cantidad de filas.
• El botón Autosuma (Alt + =) propone el rango, pero hay que revisarlo: se detiene en la primera fila en blanco.

Ver las funciones de conteo y de fecha