¿Qué son los formatos numéricos?
Un formato numérico decide cómo se muestra un número, sin tocar el número. Es el mismo mecanismo que se vio con el porcentaje y con la moneda, pero aplicado a todos los tipos de valor.
La mejor manera de entenderlo es ver lo que pasa con un solo valor: la celda guarda 1500, y según el formato que tenga aplicado se ve de maneras completamente distintas.
| Formato aplicado | Qué se ve en la celda | Qué se guarda |
|---|---|---|
| General | 1500 |
1500 |
| Número, con 2 decimales | 1.500,00 |
1500 |
| Moneda | $ 1.500,00 |
1500 |
| Porcentaje | 150000 % |
1500 |
| Fecha | una fecha de febrero de 1904 | 1500 |
| Científica | 1,50E+03 |
1500 |
En todos los casos el valor guardado es el mismo. Lo único que cambia es el disfraz. Y eso tiene una consecuencia importante: los cálculos se hacen siempre con el valor, no con lo que se ve. Una celda puede mostrar $ 1.500,00 y sumarse perfectamente con otra que muestra 1500.
La fila de la fecha es la más elocuente: si a una celda con el número 1500 se le aplica el formato Fecha, no aparece un error sino una fecha de 1904. Es la mejor prueba de lo que se vio en el ingreso de datos: las fechas son números, y el formato es lo que las hace parecer fechas. Vale la pena probarlo en una planilla vacía.
1,01, pero para cualquier cálculo sigue valiendo 1,005. Por eso una columna de números redondeados visualmente puede dar un total que no coincide con la suma de lo que se ve. No es un error de la planilla: es que el formato cambia la vista y no el valor. Cuando la suma tiene que cerrar a la vista, hay que redondear de verdad con la función REDONDEAR.
General
General es el formato que traen las celdas de fábrica, y no es un formato: es la ausencia de formato. El programa muestra el número como le parece más razonable —los enteros sin decimales, los decimales con los que entren en el ancho de la columna— y va cambiando el criterio según el dato.
Para datos sueltos alcanza y sobra. Para dinero, fechas e importes no sirve: la misma columna termina mostrando 1500, 1500,5 y 1500,25, cada uno con distinta cantidad de decimales, y una columna de precios con decimales desparejos es imposible de leer.
La regla práctica: General para los datos de paso, formato explícito para todo lo que se va a leer o comparar. Los encabezados de texto no necesitan nada, y las columnas de números casi siempre sí.
Número y cantidad de decimales
La categoría Número es la más usada de todas, porque permite decidir tres cosas a la vez:
- Cuántos decimales se muestran.
- Si se usa o no el separador de miles.
- Cómo se muestran los números negativos: con el signo menos, en rojo, entre paréntesis o en rojo y entre paréntesis.
La cantidad de decimales es un control de presentación, y conviene elegirla según lo que se está mostrando:
| Qué se muestra | Decimales | Por qué |
|---|---|---|
| Cantidades, unidades | 0 | Media impresora no existe. Los decimales solo agregan ruido. |
| Precios e importes | 2 | Es la costumbre de la moneda y el nivel de detalle que se necesita. |
| Medidas, promedios | 2 o 3 | Suficiente precisión sin mostrar una ristra de dígitos. |
| Porcentajes | 0 o 1 | Más decimales en un porcentaje casi nunca aportan nada. |
La barra de herramientas tiene dos botones —aumentar decimales y disminuir decimales— que son la forma más rápida de ajustar la cantidad sin abrir el cuadro de diálogo. En una columna de precios que se ve con cuatro decimales, dos clics y quedó lista.
Y hay que tener presente lo que se dijo antes: aumentar los decimales no agrega precisión y disminuirlos no redondea el valor. Si la celda guarda 1500 y se piden dos decimales, se ve 1.500,00. Si guarda 1500,678 y se piden dos, se ve 1.500,68, pero adentro sigue estando 1500,678. El redondeo de verdad es otra operación, y se hace con una función.
Moneda
El formato Moneda agrega automáticamente el símbolo, el separador de miles y dos decimales. Es exactamente lo que necesita una columna de importes, y ahorra tener que configurar todo por separado.
Hay dos categorías parecidas y conviene saber cuál usar:
| Categoría | Para qué sirve |
|---|---|
| Moneda | Muestra el símbolo pegado al número. Es la opción habitual. |
| Contabilidad | Igual, pero alinea los símbolos y los decimales en columna, dejando un espacio fijo para el signo. En una tabla de importes larga se lee mucho mejor, porque todos los números quedan enfrentados. |
El símbolo se puede cambiar desde el cuadro de formato de celdas, en la lista desplegable de la categoría Moneda: pesos, dólares, euros. Y vale la pena insistir en algo que ya se dijo: el símbolo es parte del formato. La celda sigue guardando 1500, así que escribir el $ a mano no es una alternativa —convierte el dato en texto y la columna deja de sumar—.
Para monedas que se manejan con más de dos decimales, la cantidad se cambia en el mismo cuadro. Y si la planilla necesita mostrar dos monedas distintas en columnas separadas, conviene usar la categoría Contabilidad en las dos: así los símbolos quedan alineados en lugar de escalonados.
Porcentaje
El formato de Porcentaje hace dos cosas al mismo tiempo: multiplica el valor por 100 para mostrarlo y le agrega el signo. Es la explicación de todo lo que se vio antes: la celda guarda 0,25 y muestra 25%.
La forma más cómoda de cargar un porcentaje es escribir el signo % junto con el número: la planilla entiende que es un porcentaje, lo divide por cien y le aplica el formato, todo de una vez. Sin acordarse de nada más.
La cantidad de decimales se ajusta igual que en los otros formatos, y lo habitual es usar cero o un decimal: un aumento del 12,5 % se lee mejor que uno del 12,5437 %. Si se necesita el valor exacto para seguir calculando, no se toca el valor —sigue guardado completo—, solo se muestra redondeado.
Fecha y hora
Las fechas y las horas son el mejor ejemplo de todo lo que se viene diciendo: el valor es un número y el formato es lo que las hace parecer fechas. El mismo día se puede mostrar de muchísimas maneras:
| Formato | Cómo se ve |
|---|---|
| Fecha corta | 20/4/2011 |
| Con guiones | 20-04-2011 |
| Año primero | 2011-04-20 — el orden que usan los sistemas para guardar fechas, porque ordena alfabéticamente y cronológicamente a la vez. |
| Con el mes escrito | 20 de abril de 2011 — el más claro, y el que conviene usar cuando hay riesgo de confusión entre día y mes. |
| Con el día de la semana | miércoles 20 de abril de 2011 |
La hora funciona igual, pero con una fracción del día en lugar de días enteros: las 12 del mediodía son 0,5, porque es la mitad del día. Se puede mostrar con segundos, sin segundos o en formato de 12 horas con a. m. y p. m.
[h]:mm— y entonces el total se muestra entero, con las 30 horas.
Otros formatos
El cuadro tiene unas cuantas categorías más, y algunas se usan según el caso:
| Categoría | Para qué |
|---|---|
| Texto | Trata el contenido como texto aunque parezca un número. Es el formato que hay que aplicar antes de cargar códigos con ceros a la izquierda. |
| Científica | Para números muy grandes o muy chicos, como 1,50E+03. Se usa en ciencia y en ingeniería. |
| Fracción | Muestra el valor como fracción: 0,5 se ve 1/2. Es útil para medidas en pulgadas o en fracciones de hora. |
| Especial | Formatos ya armados para códigos postales, teléfonos y números de documento. Resuelve el problema de los ceros a la izquierda sin tener que pasar todo a texto. |
| Personalizada | Para armar el formato a medida con códigos. |
Los formatos personalizados
Un formato personalizado se escribe con códigos, donde cada carácter significa algo: el 0 obliga a mostrar un dígito —si no hay, pone un cero—, el # muestra un dígito solo si existe, y los puntos y las comas marcan los separadores.
Lo más útil de todo son las unidades y aclaraciones entre comillas. Un formato como 0,00 "kg" muestra 12,50 kg y la celda sigue guardando un número, así que se puede seguir sumando. Es la manera correcta de pegarle una unidad a un dato: escribir 12,50 kg a mano lo convertiría en texto y arruinaría la columna. Lo mismo vale para las notas al lado de un número —0 "aprobados"— o para cualquier rótulo que haya que mostrar sin ensuciar el valor.
Resumen
- El formato numérico cambia lo que se ve, nunca lo que se guarda. Los cálculos se hacen siempre con el valor.
- General es la ausencia de formato: sirve para datos sueltos y no para importes ni fechas.
- Número controla la cantidad de decimales, el separador de miles y cómo se muestran los negativos.
- Moneda agrega el símbolo y los decimales; Contabilidad además los alinea en columna.
- Porcentaje multiplica por 100 y agrega el signo:
0,25se ve25%. - Las fechas son números con formato, y se pueden mostrar de muchas maneras. Para totales de más de 24 horas hace falta el formato acumulativo
[h]:mm. - Con los formatos personalizados se puede agregar una unidad entre comillas sin convertir el dato en texto.