Referencias y copiar fórmulas

Referencias de celdas

Una referencia es la dirección de una celda escrita dentro de una fórmula. Es la misma dirección que se vio en la Unidad 1 —la letra de la columna y el número de la fila— pero usada para otra cosa: en lugar de moverse hasta esa celda, se la nombra para usar su contenido.

La diferencia se ve en cómo se leen las dos fórmulas:

Esa segunda forma es la que hace que la planilla sirva. El contenido de A1 puede cambiar mil veces y la fórmula sigue diciendo lo mismo: "lo que hay en A1". Y siempre va a dar el resultado actualizado, sin tocarla.

Una referencia puede apuntar a otra hoja del mismo libro. Se escribe con el nombre de la hoja, un signo de admiración y la dirección: =Hoja2!A1. Es útil cuando los datos están en una hoja y los cálculos en otra, aunque con las funciones de la unidad alcanza para casi todo.

Cómo se escriben las referencias

Una referencia se escribe igual que una dirección: la letra de la columna y el número de la fila, sin espacios. Hay dos maneras de meterlas en una fórmula, y una es claramente mejor que la otra:

Construir una fórmula a los clics

La forma de trabajo que casi nadie explica y que evita la mayoría de los errores es esta: no escribir las direcciones.

• Se escribe el = en la celda.
• Se hace clic en la primera celda. La referencia aparece en la fórmula y la celda queda rodeada de un borde de color.
• Se escribe el operador: +, *, lo que sea.
• Se hace clic en la segunda celda.
• Enter.

Mientras se escribe la fórmula, cada referencia usada queda marcada con un color distinto sobre la hoja. Eso permite revisar a simple vista si la fórmula está mirando las celdas correctas, que es el error más difícil de detectar cuando las referencias se escriben a mano.

Rangos dentro de una fórmula

Un rango también se puede usar dentro de una fórmula, y es lo que vuelve útiles a las funciones. En lugar de nombrar diez celdas una por una, se nombra el bloque:

El rango no es una fórmula por sí mismo: =A1:A10 escrito solo no calcula nada, porque no dice qué hacer con esas celdas. El rango es un ingrediente: se le entrega a una función para que haga algo con él —sumarlo, promediarlo, buscar el mayor—. Eso es exactamente lo que viene en las dos páginas de funciones.

Referencias relativas

Acá está la idea más importante de toda la unidad, y la que menos se explica. Cuando se escribe A1 dentro de una fórmula, esa referencia no significa "la celda A1" en sentido absoluto. Significa:

"la celda que está tantas columnas a la izquierda y tantas filas más arriba de donde yo estoy"

La referencia se guarda como una distancia, no como una dirección. Y por eso, cuando la fórmula se copia a otro lugar, la distancia se mantiene y la celda apuntada cambia.

Un ejemplo

En una planilla de factura, la columna D tiene el importe bruto: precio por cantidad. La fórmula se escribe una sola vez, en D2:

D2:  =B2*C2

Ahora se copia esa celda hacia abajo, y esto es lo que queda en cada fila:

Nadie escribió esas fórmulas: la planilla las acomodó sola. Y la lógica es siempre la misma —"el precio de esta fila por la cantidad de esta fila"—, que es exactamente lo que se quiere en una tabla.

Esto es lo que hace que una planilla pueda servir para una tabla de quinientas filas: se escribe la fórmula una vez, se copia hacia abajo y la planilla arma las otras cuatrocientas noventa y nueve. Y explica también el error más común de los que empiezan: escribir la fórmula con los números adentro —=450*3— y copiarla hacia abajo. Como no hay referencias que se acomoden, las quinientas filas dan el mismo total.

Copiar fórmulas

Todas las formas de copiar que se vieron en la Unidad 1 sirven, y las que más se usan con fórmulas son estas:

El sentido de la copia tiene que ser el sentido de los datos

Como las referencias se acomodan en las dos direcciones —la fila y la columna—, copiar una fórmula hacia el costado equivocado produce un resultado tan silencioso como los anteriores. Volviendo al ejemplo de la factura:

No hay ningún aviso de nada: la planilla calcula y devuelve un número. Por eso, cada vez que se copia una fórmula, conviene mirar una de las celdas nuevas en la barra de fórmulas y compararla con la original. Dos segundos de control evitan el tipo de error que no se descubre hasta que alguien presenta el trabajo.

Copiar el resultado en lugar de la fórmula

A veces lo que se necesita es el número y no la cuenta: por ejemplo, para enviar los totales a otra persona sin que se recalculen, o para dejar fijo un valor que ya no va a cambiar. Para eso se usa el Pegado especial → Valores de la Unidad 1: se copia la fórmula y se pega solo el resultado, como número común y corriente.

Resumen

• Una referencia es la dirección de una celda escrita dentro de una fórmula: =A1+B1 significa "sumá lo que hay en A1 y en B1".
• Lo más seguro es no escribir las direcciones: mientras se arma la fórmula, se hace clic sobre las celdas y la referencia aparece sola.
• Un rango se usa adentro de una función (=SUMA(A1:A10)). Solo, no calcula nada.
• Las referencias son relativas: se guardan como una distancia a la celda, no como una dirección fija.
• Por eso, al copiar la fórmula, las referencias se acomodan solas. Una fórmula sirve para toda la columna sin volver a escribirla.
• La copia se acomoda en las dos direcciones: si el sentido de la copia no coincide con el de los datos, el resultado queda mal sin dar ningún error.
• Para quedarse con el resultado y no con la fórmula: Pegado especial → Valores.

Ver las referencias absolutas